Zveřejňování účetní závěrky a dalších listin ve Sbírce listin Obchodního rejstříku – aktuality 2014
Aktuality 2014
Na počátku roku 2014 jsme zaregistrovali změny v elektronickém formuláři na stránkách justice.cz – už se nemusí vyplňovat podrobné informace o společnosti, za kterou se listiny ukládají; po zadání IČ se v pěti krocích vygeneruje pdf dokument, který se následně opatří elektronickým podpisem a odešle. Musí to ovšem být elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu, na první pokus jsem odklepl pouze standardní certifikát a podání se nezdařilo. Níže uvádím vysvětlující odpověď z oddělení Sbírky listin MS v Praze, kde jsou shrnuty i všechny aktuální způsoby podání.
Pozn.: Pro účetní firmu, které odesílá účetní závěrku za svého klienta, je optimální elektronické podání přes webový formulář opatřené vlastním elektronickým podpisem; nedá se k tomu jednoduše použít podání přes datovou schránku daňového poradce – zpráva by opět musela být elektronicky podepsána a musela by být přiložena plná moc.
Dobrý den,
elektronická žádost (e-mail) 2.5.2014 o uložení dokumentů do sbírky listin nesplňuje oficiální náležitosti - není podepsána (§ 2,3 zák. 227/2000 Sb.) a nebyla přijata ke zpracování. Pokud komunikujete se soudy (§ 42 občanského soudního řádu a dále § 22 zákona 304/2013 Sb. o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob) prostřednictvím elektronické pošty je třeba každý e-mail či elektronické podání opatřit zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu. Zaručeným kvalifikovaným elektronickým podpisem se určuje vztah podepsané osoby k datové zprávě (k určité právnické či fyzické osobě).
Možnosti a doporučení bezproblémového předání dokumentů do SL:
1) poslat přes webový formulář na adrese https://or.justice.cz/ias/ui/podani
2) zaslat na technických nosičích dat CD-R, CD-RW, DVD-R, DVD+R, DVD-RW, DVD+RW s průvodním dopisem a podpis na tomto dopise provede osoba oprávněná (statutární orgán). Pokud listinu zasílá jiná než zapsaná osoba (advokát, účetní firma atd.), musí být přiložena podepsaná plná moc nebo odkaz na plnou moc, která je již u soudu ve spise právnické či fyzické osoby založena.
3) další možností předání dokumentů do Sbírky listin je datovou schránku právnické či fyzické osoby zasláním do datové schránky zdejšího soudu (snkabbm). Datová schránka právnické či fyzické osoby sama osobě je zárukou zaslaného elektronického dokumentu oprávněnou osobou.
Pokud jsou listiny zasílány z datové schránky jiné osoby (např. advokát, účetní firma atd.) musí být podepsány uznávaným elektronickým podpisem a musí být přiložena elektronicky podepsaná plná moc, popř. plná moc, která byla autorizovaně konvertována (zákon 300/2008 Sb.), event. odkaz na plnou moc, která je již u soudu ve spise právnické či fyzické osoby založena.
4) a) poslat přes webový formulář elektronické podatelny na adrese http://epodatelna.justice.cz
b) e-mail s elektronickým podpisem
(Žádáme Vás tímto, abyste při elektronické komunikaci prostřednictvím webového formuláře elektronické podatelny dokončil(a) proces odesílání dokumentů kliknutím na tlačítko
„odeslat na podatelnu soudu“ (tato funkce se nabídne po úspěšném vygenerování pdf).
Aktuality 2011
V srpnu roku 2011 se nám začaly vracet účetní závěrky zaslané za naše klienty do Sbírky listin OR formou prostého e-mailu s přílohou v pdf – tady tak, jak jsme úspěšně podávali všechny závěrky za roky 2007 až 2009. Byla přijata pouze některá podání adresovaná mimopražským krajským soudům; všechno co směřovalo na podatelnu Městského soudu v Praze, se vrátilo.
Jako nejjednodušší postup se nyní jeví podání přes formulář ePodatelny serveru justice.cz, ke kterému se účetní závěrka opět připojí jako příloha v pdf; formulář vyžaduje kvalifikovaný elektronický podpis (další možností je podání datovou schránkou nebo pomocí CD s průvodním dopisem podepsaným oprávněnou osobou). Skončila tak doba, kdy mohl do Sbírky listin OR kdokoliv poslat cokoliv – pro nás je to komplikace, ale zpřísnění pravidel je asi pochopitelné.
Níže uvádím svůj dotaz směrovaný na poradnu msp.justice.cz i obsažnou odpověď, ve které jsou uvedeny veškeré podrobnosti k podání do Sbírky listin.
Dobrý den,
potřeboval bych poradit a správně nasměrovat: jako účetní firma jsme v minulých letech do sbírky listin posílali účetní závěrky za všechny naše zákazníky. Posílali jsme to jako běžný mail bez elektronického podpisu s přílohou v pdf a žádné poblémy jsem nezaznamenal.
Letos se asi změnila pravidla pro přijímání a nemám v tom úplně jasno - na formulář ePodání ISOR jsem se dostal, ale nevím
- jako Podávající má být vyplněna společnost jejíž účetní závěrka se ukládá do sbírky, nebo já jako odesílatel?
- musí být toto podání opatřeno elektronickým podpisem?
- jsou tam nějaké další záludnosti, které jsem přehlédl?
Předem děkuji za pomoc,
ARX-účetnictví, Ing.
Pavel Fojtík
Dobrý den Vážený pane,
Omlouvám se za délku emailu, ale doufám, že jím vyčerpám Váš dotaz nikoliv Vás.
Formulář musí být podepsán elektronickým podpisem na základě kvalifikovaného certifikátu. Podpis je možné zřídit u jedné z kvalifikovaných certifikačních autorit – PostSignum, eIdentity nebo I.CA.
Pokud nemáte zřízený elektronický podpis a zřizovat si jej nechcete, můžete PDF soubor zaslat rejstříkovému soudu datovou schránkou, pokud ji má společnost (nebo Vy) aktivovanou. V popisu podání pak uvedete identifikační údaje (účelné je uvést název firmy, identifikační číslo a spisovou značku – oddíl a číslo vložky a název rejstříkového soudu, u kterého je firma vedena v obchodním rejstříku) a druh listiny, který chcete založit do sbírky. Kontaktní údaje pro odeslání listin jsou uvedeny např. na webových stránkách www.justice.cz – soudy - kontakty).
Pokud nemáte zaručený elektronický podpis, vydaný autorizovanou certifikační autoritou, a společnost ani Vy nemáte zřízenou datovou schránku, pak máte pouze tři možnosti jak dokumenty do sbírky listin předat:
- zajistit si vygenerování dokumentu do formátu PDF a soubor „vypálit“ na CD médium. Toto CD pak můžete poslat doporučeně s průvodním dopisem, ve kterém bude jednoznačně specifikováno, o jaký druh listiny se jedná, k jaké firmě se vztahuje (účelné je uvést název firmy, identifikační číslo a spisovou značku – oddíl a číslo vložky a název rejstříkového soudu, u kterého je firma vedena v obchodním rejstříku). Založení listiny není spojeno se soudním poplatkem. Průvodní dopis by měl podepsat statutární zástupce dané společnosti.
- CD spolu s průvodním dopisem můžete osobně předat v podatelně rejstříkového soudu.
- pokud nemáte možnost vygenerovat dokument ve formátu PDF, pak na rejstříkovém soudu v Praze existuje možnost přinést dokument, který se má založit do sbírky listin, a za určitý poplatek si ho nechat převést do PDF formátu. Nejedná se v tomto případě o tzv. autorizovanou konverzi podle zákona (tu Vám samozřejmě provedou na CzechPOINTu), ale o prostý převod do PDF formátu, který je dostačující pro založení do sbírky listin.
Podání do sbírky listin:
Pokud podáváte listinu do Sbírky listin (listina je v PDF formátu a splňuje kritéria, která jsou zveřejněna na webových stránkách ministerstva spravedlnosti (www.justice.cz), můžete tak učinit v podstatě třemi způsoby:
a) využít elektronického podání prostřednictvím ePodatelny, která se aktivuje z portálu ministerstva spravedlnosti. Elektronické podání vyžaduje před odesláním připojení kvalifikovaného elektronického podpisu.
b) předat dokumenty do Sbírky listin datovou schránku (společnosti, družstva atp.) zasláním do datové schránky příslušného soudu. Adresy datových schránek jsou k dispozici na stránkách ministerstva spravedlnosti v sekci „Soudy – MěS Praha - Kontakty“. Datovou schránkou můžete zasílat dokumenty, které nevznikly osobou třetí – např. notářem. Dokumenty vzniklé osobou třetí můžete zaslat datovou schránkou (společnosti, družstva atp.) po provedení jejich konverze (zákon 300/2008 Sb.).
c) zaslat na datovém nosiči CD-R s průvodním dopisem a podpis na tomto dopise provede osoba oprávněná (statutární orgán)
Pokud za firmu zasílá dokument do sbírky listin pověřená osoba, pak by toto měla učinit prostřednictvím webového podání (ePodatelny) na formuláři pro podání do obchodního rejstříku.
Na něm v části B uvede informace o podávajícím – pokud se jedná o fyzickou osobu (např. advokáta, daňový poradce), uvede svoje nacionále včetně svoji elektronické adresy pro doručování písemností (e-mail). jedná-li se o právnickou osobu (např. společnost, zpracovávající účetnictví pro jiné firmy), uvedou se v části B identifikační údaje této společnosti.
V části C se pak zaškrtne druh podání a vyplní se údaje společnosti, které se podání týká – její identifikační číslo a spisová značka a rejstříkový soud, u kterého je společnost zapsána (např. firma „PROLEX Tax management s.r.o.“ má spisovou značku C 79302 a je vedena Městským soudem v Praze, její identifikační číslo je 262 02 166).
V části D se pak uvede, o jaké podání se jedná – např. pro firmu „PROLEX Tax management s.r.o.“předáváte k založení do sbírky listin účetní závěrku za rok 2010.
V části E se ponechá implicitní nastavení, protože za podání do sbírky listin se soudní poplatek neplatí.
V části F se vloží potřebné soubory v PDF formátu jako přílohy podání. V případě, že podání podává zmocněnec, pak jako jedna z příloh musí být zmocnění k jednání jménem firmy, jejíž identifikační údaje jsou vyplněny v části C formuláře.
U vyplněného formuláře se pomocí tlačítka „Generovat PDF“ vygeneruje soubor, který se pak tlačítkem „Odeslat na podatelnu soudu“ předá vybranému rejstříkovému soudu (ten se uvádí v části A formuláře). Před odesláním si systém vyžádá vložení kvalifikovaného eletronického podpisu odesilatele.
S pozdravem a přáním hezkého dne
Bc. Lenka Arnoldová
CCA Group a.s.
Aktuální informace – leden 2007
Nenápadná vyhláška Ministerstva spravedlnosti č. 562/2006 Sb. zveřejněná v částce 182/2006 přinesla významnou novinku pro ukládání do sbírky listin obchodního rejstříku - způsob převedení listin do elektronické podoby:
§ 1 Způsob převedení listin do elektronické podoby a způsob nakládání s převedenými listinami
(1) Způsobem převedení listin do elektronické podoby se rozumí jejich digitalizace, která se provádí prostřednictvím výpočetní techniky. Digitalizované listiny se uloží ve formátu Portable Document Format (přípona pdf) a zařadí se do databáze listin.
(2) Po uplynutí 6 měsíců od provedení jejich digitalizace se listiny dále neuchovávají.
§ 2 Obligatorní elektronická podoba listin
Listiny, které se zakládají do sbírky listin, jimiž se nedokládají skutečnosti uvedené v návrhu na zápis nebo změnu anebo výmaz zápisu v obchodním rejstříku, se podávají pouze v elektronické podobě ve formátu Portable Document Format (přípona pdf). Tyto listiny lze rejstříkovému soudu zaslat elektronickou poštou nebo s využitím datového nosiče Compact Disc Recordable (CD-R). Rejstříkový soud doručené nosiče dat nevrací a po uplynutí 6 měsíců od doručení je skartuje.
§ 3 Účinnost
Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2007.
(Pozn.: obligatorní = závazný)
Tato vyhláška navazuje na § 33 zákona č. 513/1991 Sb. obchodního zákoníku umožňující Ministerstvu spravedlnosti vyhláškou stanovit, které listiny se budou do sbírky podávat výhradně v elektronické podobě:
§ 33
(1) Návrh na zápis lze podat v listinné nebo elektronické podobě; to platí obdobně pro dokládání listin prokazujících skutečnosti uvedené v návrhu a listin zakládaných do sbírky listin.
(2) Návrhy v elektronické podobě může podávat pouze osoba podepsaná uznávaným elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu.
(3) Návrhy a listiny uchovává rejstříkový soud pouze v elektronické podobě, ledaže to charakter takového návrhu nebo listiny neumožňuje. Návrhy a listiny doručené v listinné podobě převede rejstříkový soud bez zbytečného odkladu do elektronické podoby.
(4) Ministerstvo spravedlnosti vyhláškou stanoví způsob převedení listin do elektronické podoby, jakož i způsob nakládání s převedenými listinami. Rovněž může vyhláškou stanovit, které návrhy na zápis a listiny lze podávat pouze v elektronické podobě.
Pozn.: Sbírka listin se digitalizuje již několik let; předložené listiny jsou skenovány a po jednotlivých listech ukládány do SL v elektronické podobě přístupné na portále Ministerstva spravedlnosti (obchodní rejstřík a sbírky listin – vyhledávání podle firem) http://www.justice.cz. Vzhledem k obrovskému objemu uložených listin postupuje zpětná digitalizace jen pomalu a navíc se u některých dokumetů objevuje poznámka „nejde digitalizovat“ – např. u svázaných výročních zpráv.
V návaznosti na oba právní předpisy vydal Odbor informatiky Ministerstva spravedlnosti tuto technickou specifikaci (zveřejněno na http://portal.justice.cz/ms):
Technická specifikace pro předávání digitalizovaných listin do Sbírky listin obchodního rejstříku
upozorňujeme, že v návaznosti na §33 zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů a vyhlášku Ministerstva spravedlnosti 562/2006 Sb., kterou se stanoví způsob převedení listin do elektronické podoby, způsob nakládání s převedenými listinami a obligatorní elektronická podoba listin (vyhláška o digitalizaci obchodního rejstříku), se pro předávání dokumentů do Sbírky listin obchodního rejstříku používá elektronická podoba příslušných listin - konkrétně dokument ve formátu PDF zaslaný přes E-mailový kanál nebo předaný na CD-R médium.
Tento dokument definuje podrobnější technické a organizační aspekty při předávání PDF dokumentů pro zařazení do Sbírky listin.
1. Každá jednotlivá listina se předává jako právě jeden PDF soubor; není tedy možné rozdělit jednu listinu do více PDF dokumentů ani slučovat více listin do jednoho PDF dokumentu.
2. Doporučujeme Vám ověřit si, zda žádná část Vámi poskytované listiny neobsahuje informace, které nemohou být podle zveřejněny. Pokud tomu tak bude, soud bude nucen PDF dokument odpovídající dané listině celý odmítnout.
3. Velikost předávaných PDF dokumentů je omezena a nesmí přesáhnout 150kB na 1 stránku listiny; např. listina o 100 stránkách může tedy mít maximálně 15 MB.
4. Je vhodné, aby Vaše PDF listina (pokud je to možné) byla raději vytvořena převodem z vstupních textových dokumentů (např. z MS Word) než aby byla získána jako grafický obraz (a to jak softwarově - pomocí grafického editoru nebo prostřednictvím naskenování z papírových podkladů). Nástroje na převod vstupních dokumentů do PDF dokumentu naleznete např. na URL adrese http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_PDF_software.
5. PDF listiny je možno ověřit zaručeným elektronickým podpisem i nastavit jejich zabezpečení (encryption); není však možné omezit (ani heslem) jejich plnohodnotné zobrazení nebo tisk.
6. PDF soubory do velikosti 8 MB je možno předávat pomocí elektronické pošty na podatelnu příslušného rejstříkového soudu; pokud bude velikost PDF dokumentu větší, je třeba je předat jej na CD-R médiu (možno zaslat i poštou).
Dodržením výše uvedených bodů umožníte, aby Vámi poskytnutá listina v elektronické formě byla bezproblémově do Sbírky listin založena a poté i zpřístupněna.
Děkujeme za spolupráci
Odbor informatiky Ministerstva spravedlnosti ČR
(oi@msp.justice.cz)
V Praze dne 15. ledna 2007
Shrnutí
1) Účetní závěrky, výroční zprávy, zprávy auditora, zprávy o vztazích mezi propojenými osobami apod. se po 1.1. 2007 ukládají do sbírky listin obchodního rejstříku výhradně v elektronické podobě jako PDF dokumenty (pozn.: podatelna rejstříkového soudu v Praze nám ještě 4.1.2007 převzala listinné dokumenty k uložení do SL).
2) Jedna listina má být uložena jako jeden PDF soubor (tedy např. jedna účetní závěrka sestávající z rozvahy, výsledovky a přílohy bude jeden soubor), velikost jedné stránky je omezena na 150kB.
3) Odbor informatiky dává přednost dokumentům přímo převedeným např. z Wordu do PDF před těmi dodatečně oskenovanými. Dříve jsme ukládali účetní závěrky v listinné podobě jako originály dokumentů i s podpisy odpovědných osob, razítky atd. – po převedení z Wordu zůstane tedy „syrový“ nepodepsaný dokument (je to tak správně?). Řada dokumentů také není vytvořena jako textový dokument, ale i originál je v grafickém formátu – rozvaha, výkaz zisku a ztráty apod.; převedení do PDF je asi možné (jenom to neumím), zřejmě však zůstaneme u skenování celého dokumentu bez ohledu na původní formát.
4) PDF listiny se mají předávat na CD-ROM (osobně do podatelny rejstříkového soudu nebo poštou) nebo pomocí elektronické pošty (nepřesáhnou-li velikost 8 MB). Na rozdíl od § 33 obchodního zákoníku mluví výše uvedená Technická specifikace pouze o možnosti opatřit listinu elektronickým podpisem – dříve jsme si nechávali v podatelně potvrdit doklad „Oznámení o uložení listiny“, dnes tam doneseme CD a budeme čekat, jestli se listiny na něm uložené objeví i v elektronické sbírce listin. Nikde není řešeno, jak mají být CD a na něm uložené soubory označeny (listinné dokumenty jsme označovali spisovou značkou , obchodním jménem a IČ); mohou být na jednom CD uloženy dokumenty pro více firem?
Závěr
Opatření k digitalizaci ukládaných listin považuji za rozumné i přes výše uvedené námitky – chybějící (?) podpisy na uložených dokumentech, autorizace při ukládání, označení souborů, atd. Uvidíme, jak se vyvine administrativa předávání elektronických dokumentů.
Aktuální informace - duben 2006
Zákon č. 81/2006 Sb., kterým se mění zákon č. 365/2000 Sb. o informačních systémech veřejné správy, přinesl mimo jiné změnu § 21a zákona o účetnictví. Podle této novely platí s účinností ode dne vyhlášení - od 15.3. 2006 - povinnost pro účetní jednotky s povinným auditem zveřejňovat účetní závěrku rovněž v Obchodním věstníku. Tato povinnost už platila do roku 2000 (viz. bod 4. tohoto přehledu); tehdy byla zpoplatněna částkou 6.000,- Kč bez DPH za jedno zveřejnění. Účetní jednotky nyní zveřejňují závěrky jejich uložením do Sbírky listin obchodního rejstříku; Sbírka listin je veřejně přístupná a část materiálů jej již digitalizována a dostupná i on-line (viz. bod 3. tohoto přehledu).
Samo Ministerstvo financí ČR (!) považuje tuto povinnost za nadbytečnou administrativní a finanční zátěž a údajně bude iniciovat její zrušení. Proto doporučuji zachovat klid alespoň do konce roku 2006 a do redakce OV zatím nic ke zveřejnění neposílat.
Vybrané části zákona č. 81/2006 Sb. zveřejněného v částce 30/2006
ČÁST ŠESTÁ
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění zákona č. 117/1994 Sb., zákona č. 227/1997 Sb., zákona č. 492/2000 Sb., zákona č. 353/2001 Sb., zákona č. 575/2002 Sb., zákona č. 437/2003 Sb., zákona č. 257/2004 Sb., zákona č. 669/2004 Sb., zákona č. 179/2005 Sb., se mění takto:
V § 21a odst. 4 se na konci doplňuje věta: "Účetní jednotky uvedené v § 20 zveřejňují účetní závěrku rovněž v Obchodním věstníku.".
Pro úplnost uvádím další novou povinnost vyplývající tentokrát z novely Obchodního zákoníku – zveřejňování informací o konání valné hromady i v Obchodním věstníku platí pro akciové společnosti s akciemi na majitele:
ČÁST SEDMÁ
Zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění zákona č. 264/1992 Sb., zákona č. 591/1992 Sb., zákona č. 600/1992 Sb., zákona č. 286/1993 Sb., zákona č. 156/1994 Sb., zákona č. 84/1995 Sb., zákona č. 94/1996 Sb., zákona č. 142/1996 Sb., zákona č. 77/1997 Sb., zákona č. 15/1998 Sb., zákona č. 165/1998 Sb., zákona č. 356/1999 Sb., zákona č. 27/2000 Sb., zákona č. 29/2000 Sb., zákona č. 30/2000 Sb., zákona č. 105/2000 Sb., zákona č. 367/2000 Sb., zákona č. 370/2000 Sb., zákona č. 120/2001 Sb., zákona č. 239/2001 Sb., zákona č. 353/2001 Sb., zákona č. 501/2001 Sb., zákona č. 15/2002 Sb., zákona č. 125/2002 Sb., zákona č. 126/2002 Sb., zákona č. 151/2002 Sb., zákona č. 308/2002 Sb., zákona č. 309/2002 Sb., zákona č. 312/2002 Sb., zákona č. 476/2002 Sb., zákona č. 87/2003 Sb., zákona č. 88/2003 Sb., zákona č. 437/2003 Sb., zákona č. 85/2004 Sb., zákona č. 257/2004 Sb., zákona č. 360/2004 Sb., zákona č. 484/2004 Sb., zákona č. 499/2004 Sb., zákona č. 554/2004 Sb., zákona č. 179/2005 Sb., zákona č. 216/2005 Sb. a zákona č. 413/2005 Sb., se mění takto:
V § 184 odst. 4 se ve větě třetí za slova "o konání valné hromady" vkládají slova "v Obchodním věstníku a jiným".
Část šestá i sedmá zákona č. 81/2006 Sb. nabývají účinnosti dnem vyhlášení, tedy 15.3. 2006.